Μέθοδος Καϊζέν: Μικρά βήματα για συνεχή βελτίωση

Όταν η ναζιστική Γερμανία κατέλαβε τη Γαλλία το 1940, η αμερικανική ηγεσία συνειδητοποίησε ότι φτάνει η ώρα της εμπλοκής των ΗΠΑ στον πόλεμο αλλά και ότι η Ευρώπη χρειάζεται άμεσα μεγάλες ποσότητες πολεμοφοδίων και στρατιωτικού υλικού. Η αμερικανική κυβέρνηση, προκειμένου να αντιμετωπίσει τις ανάγκες αυτές σε μια περίοδο που υπήρχε έντονη έλλειψη προσωπικού και πίεση χρόνου, συγκρότησε τα λεγόμενα Τμήματα Ενδοβιομηχανικής Κατάρτισης, επανδρώνοντας με αυτά όλες τις μεγάλες βιομηχανικές μονάδες της χώρας.

Στόχος των διοικητικών αυτών τμημάτων ήταν να διδάξουν στους προϊσταμένους των επιχειρήσεων να επικεντρώνονται στη «συνεχή βελτίωση» και όχι να τους ενθαρρύνουν σε ριζικές αλλαγές και καινοτομίες, προκειμένου να εξασφαλίσουν τα αποτελέσματα που επεδίωκαν. Ένας ένθερμος υποστηρικτής της «συνεχούς βελτίωσης» εκείνη την εποχή ήταν και ο πανεπιστημιακός καθηγητής της Στατιστικής και συγγραφέας Ουίλιαμ Έντουαρντς Ντέμινγκ. Καθώς η κατάσταση του επείγοντος πίεζε τους πάντες να βρίσκουν τρόπους για να αυξάνουν την αποδοτικότητα και την ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων, στα εργοστάσια τοποθετήθηκαν κουτιά μέσα στα οποία οι εργαζόμενοι οποιασδήποτε ειδικότητας έριχναν τις προτάσεις τους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, οι δε προϊστάμενοι υποχρεώνονταν να εξετάζουν σχολαστικά τις προτάσεις αυτές, όσο ασήμαντες κι αν φαίνονταν, όσο μικρά ή μηδαμινά κι αν θεωρούνταν τα αποτελέσματά τους.

Το σύστημα αυτό είχε τέτοια επιτυχία ώστε, σύμφωνα με τον επίκουρο καθηγητή στην Ιατρική Σχολή του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνιας Ρόμπερτ Μάουρερ, τόσο η ποιότητα όσο και η ταχύτητα παραγωγής των αμερικανικών πολεμοφοδίων υπήρξαν καθοριστικοί παράγοντες της νίκης των Συμμάχων επί της Ναζιστικής Γερμανίας. Το μάθημα αυτό, που προέτρεπε στη στόχευση της συνεχούς βελτίωσης, έγινε αργότερα γνωστό ως «μέθοδος Καϊζέν». Μετά τη λήξη του πολέμου και την άνευ όρων παράδοση της Ιαπωνίας, οι Αμερικανοί, πιστεύοντας ότι ήταν προς το συμφέρον όλων η άνοδος της ιαπωνικής οικονομίας, έστειλαν στην Ιαπωνία ειδικούς της Ενδοβιομηχανικής Κατάρτισης για να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των ιαπωνικών επιχειρήσεων.

Χιλιάδες Ιάπωνες επιχειρηματίες γράφτηκαν στο πρόγραμμα, που ονομάστηκε Πρόγραμμα Διοικητικής Κατάρτισης και είχε τέτοια επιτυχία ώστε στα τέλη του 1950 η Ιαπωνική Ένωση Επιστημόνων και Μηχανολόγων κάλεσε τον Ντέμινγκ για να τους συμβουλεύσει πάνω στην οικονομική αποδοτικότητα και παραγωγικότητα της χώρας τους. Αντίθετα με τους Αμερικανούς, που μετά το τέλος του πολέμου σταδιακά ξέχασαν τα προγράμματα ενίσχυσης της παραγωγής, τα μικρά βήματα της συνεχούς βελτίωσης είχαν τέτοια επιτυχία στην Ιαπωνία ώστε οι Ιάπωνες τους έδωσαν ένα δικό τους όνομα, το όνομα «Καϊζέν».

«Ένα ταξίδι χιλίων χιλιομέτρων ξεκινά πάντα με το πρώτο βήμα». Το Καϊζέν δεν παροτρύνει σε δραστικές αλλαγές. Αντίθετα, προτρέπει να κάνει κανείς μικρά βήματα, έχοντας στόχο τη συνεχή βελτίωσή του

Ποια είναι η φιλοσοφία του Καϊζέν

Ολόκληρη η φιλοσοφία του Καϊζέν βρίσκεται μέσα στη γνωστή φράση του Λάο Τσε: «Ένα ταξίδι χιλίων χιλιομέτρων ξεκινά πάντα με το πρώτο βήμα». Το Καϊζέν δεν παροτρύνει σε δραστικές αλλαγές. Αντίθετα, προτρέπει να κάνει κανείς μικρά βήματα, έχοντας στόχο τη συνεχή βελτίωσή του. Σταδιακά, καθώς το ένα μικρό βήμα διαδέχεται το άλλο, διαπιστώνει κάποια στιγμή ότι, έχοντας πριν καιρό ξεκινήσει με ένα μικρό βήμα, έχει κάνει πλέον ένα τεράστιο άλμα.

Η επιτυχία του Καϊζέν

Ο φόβος της αλλαγής είναι βαθιά ριζωμένος στον εγκέφαλό μας. Το πρόβλημα βρίσκεται στο ότι κάθε φορά που προσπαθούμε να αλλάξουμε μια συμπεριφορά, μια συνήθεια ή μια ρουτίνα μας, η αμυγδαλή (μια ομάδα νευρώνων κοντά στο εγκεφαλικό στέλεχος που παίζει ρυθμιστικό ρόλο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και στις συναισθηματικές αντιδράσεις)  σημαίνει συναγερμό, θεωρώντας ότι κάθε νέα κατάσταση μας βγάζει από την ασφάλειά μας και ειδοποιεί σημεία στο σώμα μας να ετοιμαστούν για δράση, περιορίζοντας ή ακόμη και αδρανοποιώντας την πρόσβαση στον φλοιό, που είναι το μέρος του εγκεφάλου μας που σκέφτεται. Τα μικρά βήματα του Καϊζέν ξεγελούν την αμυγδαλή χωρίς να την αφυπνίζουν ώστε να σημάνει συναγερμό. Έτσι καταφέρνει κάποιος να αλλάξει μια συνήθεια, για παράδειγμα, χωρίς να συναντήσει την αντίδραση της αμυγδαλής.

Λάο Τσε: «Ένα ταξίδι χιλίων χιλιομέτρων ξεκινά πάντα με το πρώτο βήμα»

Όλοι μπορούν να εφαρμόσουν το Καϊζέν

Το Καϊζέν μπορεί να εφαρμοστεί από όλους τους ανθρώπους, ανεξαρτήτως φύλου και ηλικίας. Για να απολαύσετε τα οφέλη του δεν χρειάζεται να δαπανήσετε χρήματα, κόπο ή χρόνο. Είναι μια απόλυτα ασφαλής μέθοδος, που μπορεί να σας βοηθήσει να πετύχετε τους στόχους σας, να απαλλαγείτε από βλαβερές συνήθειες και να βελτιώσετε τη ζωή σας σε όλα τα επίπεδα. Μπορείτε να ακολουθήσετε τη μέθοδο του Καϊζέν ακόμα και από αυτή τη στιγμή. Βάλτε το στόχο και ξεκινήστε κάνοντας ένα μικρό βήμα κάθε φορά. Στο τέλος θα διαπιστώσετε ότι εκείνο το μικρό βήμα με το οποίο ξεκινήσατε έχει γίνει ένα τεράστιο άλμα!

Κάντε στον εαυτό σας μικρές ερωτήσεις Καϊζέν 

Το μυαλό σας αγαπά τις ερωτήσεις, γιατί του αρέσει να βρίσκει απαντήσεις. Δώστε του την ευκαιρία να σας βοηθήσει να κόψετε μια κακή συνήθεια, να υιοθετήσετε μια καλή ή να κάνετε όποια αλλαγή θέλετε στη ζωή σας, ρωτώντας απλά τον εαυτό σας: Τι θα μπορούσα να κάνω ώστε να βάλω «αυτό» ή «εκείνο» στον καθημερινό μου πρόγραμμα; Πώς θα μπορούσα να βοηθήσω τον εαυτό μου να «κόψει» αυτή τη συνήθεια; Τι θα μπορούσα να κάνω για να βελτιώσω την οικονομική μου κατάσταση; Τι θα μπορούσα να κάνω για να βελτιώσω τη ζωή μου; Θα εκπλαγείτε από το πόσες απαντήσεις θα πάρετε στις ερωτήσεις που θα κάνετε στον εαυτό σας. Και από εκεί, ξεκινήστε!

Κάντε μικρές σκέψεις Καϊζέν

Αφού κάνατε τις μικρές ερωτήσεις στον εαυτό σας και πήρατε τις απαντήσεις σας, μπορείτε να προχωρήσετε, κάνοντας μικρές σκέψεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να φαντάζεστε για 10-15 δευτερόλεπτα ότι κάνετε μια άσκηση και ότι τον διασκεδάζετε! Όταν αυτό που φαντάζεστε σας γίνει πραγματικά διασκεδαστικό, αυξήστε το χρόνο του οραματισμού σας στα 20-25 δευτερόλεπτα κ.ο.κ.. Για να πετύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα σε αυτή την πρακτική, εφαρμόστε τη στρατηγική της Σμίλευσης του Νου.

Η Σμίλευση του Νου είναι μια πρακτική που αναπτύχθηκε από τον καθηγητή Ψυχολογίας Ίαν Ρόμπερτσον, κατά την οποία οραματιζόμαστε αυτό που θέλουμε να κάνουμε ή να αλλάξουμε ή να επιτύχουμε, συμμετέχοντας με όλες τις αισθήσεις μας. Αν, για παράδειγμα, οραματιζόμαστε ότι ασκούμαστε, βλέπουμε την προσπάθεια των μυών μας, τις κινήσεις μας κλπ., αλλά βιώνουμε και τα συναισθήματα που συνοδεύουν αυτό που κάνουμε καθώς και εκείνα που νιώθουμε όταν επιτυγχάνουμε αυτό που θέλουμε. Ο καθηγητής Ρόμπερτσον αναφέρει στο βιβλίο του «Σμίλευση του Νου» ότι κατά τη διάρκεια της άσκησης, ο εγκέφαλός μας δεν αντιλαμβάνεται ότι η πράξη που οραματίζεται δεν συμβαίνει στην πραγματικότητα. Αντίθετα, γι’αυτόν, αυτό που συμβαίνει κατά τη διάρκεια της άσκησης είναι η πραγματικότητα. Έτσι, μπορούμε να συνέλθουμε γρηγορότερα από έναν τραυματισμό, να γυμναστούμε καλύτερα, να μάθουμε γρηγορότερα ένα μουσικό όργανο, αλλά και να εξουδετερώσουμε τους φόβους μας.

Κάντε μικρές πράξεις Καϊζέν

Αφού κάνατε τις μικρές ερωτήσεις σας και αφού προχωρήσατε κάνοντας τις μικρές σκέψεις σας, είναι η ώρα να κάνετε και τις μικρές πράξεις Καϊζέν. Επιλέξατε αυτό που θέλετε να κάνετε και τώρα είστε έτοιμοι/ες για να το κάνετε. Μια μικρή πράξη Καϊζέν μπορεί να γίνει εύκολα και ευχάριστα, ακόμη κι αν δεν φημίζεστε για τη δύναμη της θέλησής σας. Κάντε ένα πολύ μικρό βήμα. Θα διαπιστώσετε ότι αισθάνεστε καλά. Το μυαλό σας δεν θα νιώσει ότι υπάρχει κάποιος κίνδυνος. Ο φόβος δεν θα κάνει την εμφάνισή του. Μόλις η μικρή σας πράξη αρχίσει να γίνεται με ευκολία, ανεβάστε τον πήχυ. Με αυτό τον τρόπο, οι μικρές πράξεις Καϊζέν καταφέρνουν να κρατούν μακριά τον φόβο και έτσι να αναπτύσσουμε νέες και μόνιμες καλές συνήθειες, να απομακρύνουμε  τις βλαβερές και να κρατάμε τη ζωή μας στα δικά μας χέρια!

[Το κείμενο δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Open Life, που κυκλοφόρησε με το Έθνος της Κυριακής, 24 Νοεμβρίου]